Кадровая отчетность: календарь кадровика на 2019-2020
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.
В 2020 году обновляется 18 форм статистической отчетности
Росстат утвердил Приказ от 15 июля 2019 г. № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.
1 раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо будет сдавать обновленные данные по формам:
- № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
- № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
- № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
- № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .
Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:
- № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».
Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:
- № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
- № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
- № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
- № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».
Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2019 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:
- № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
- № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».
Ежемесячных отчетов становится больше
Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.
Согласно направленному в Госдуму законопроекту, компании должны будут сообщать:
- место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
- регистрационный номер организации в ПФР;
- выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
- дату приема;
- наименование должности (специальности, профессии);
- уровень квалификации (разряда, класса, категории);
- сведения о переводах на другую работу;
- сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.
По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников. По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности не будет или она будет неполной, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам будут выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф.
В Министерстве труда сообщают, что реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор сведений для их ведения стартует уже через полгода — с 01.01.2020. Но ситуация может измениться, если депутаты не успеют утвердить законопроекты вовремя или вовсе откажутся их утверждать.
Какие отчеты надо сдавать уже сейчас
«Одноразовые» кадровые отчеты в 2019 году
МВД
Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.
Военкомат
Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).
Служба занятости
Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.
Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».
Ежемесячные отчеты кадровика в 2019 году
Служба занятости
Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.
Росстат
Организации, в которых числятся более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения прописаны в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».
ПФР
Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.
Ежеквартальные отчеты
Росстат
Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».
Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)). Отчет и правила его заполнения утверждены также Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485. Но сдавать сведения следует не позднее 8 числа после отчетного квартала.
Ежегодные отчеты
Военкомат
В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.
До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.
ПФР
Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Если работник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ нужно предоставить в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то в этом случае предоставить форму СЗВ-СТАЖ в ПФР нужно в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.
Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.
Росстат
До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Ее не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.
Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.
Периодические отчеты
Росстат
Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. В частности, нерегулярный отчет — форма № 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены Приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.
С 2019 года вводится еще один периодический отчет — «Приложение к форме № 7-травматизм». Его надо будет сдавать 1 раз в 3 года в соответствии с формой и указаниями по заполнению, прописанными в Приказе Росстата от 10.08.2018 № 493. Как и форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), которую сдают 1 раз в 2 года, отчет сдавать предстоит только по итогам текущего года, то есть в 2020 г.
Штрафы за несвоевременную отчетность
Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
- для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.
Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:
- для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
- для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.
В настоящее время дела по статье 13.19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения. Поскольку предприятий много, а Росстат один, то всех наказывать он не успевает, а это упущенная выгода в виде недополученных штрафов в бюджет страны. С целью исправления сложившейся ситуации, Росстат вышел с инициативой об увеличении срока давности привлечения к административной ответственности по статье 13.19 с двух месяцев до двух лет. Это, по мнению чиновников, позволит соблюдать принцип равенства всех перед законом, потому что в настоящее время чиновники Росстата по причинам, от них не зависящим, не успевают привлекать всех нарушителей. С текстом законопроекта Росстата можно ознакомиться на сайте Правительства РФ. Если поправки примут, то внесут изменения в статью 4.5 КоАП РФ.
Проверочный лист
Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2019 году.
Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.
Кадровая отчетность в 2019 году: сроки сдачи, таблица
| Месяц | Последняя дата сдачи | Наименование отчета |
|---|---|---|
| Январь | 15 января |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
| Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | ||
| 20 января | Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат. | |
| 25 января | Форма № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат. | |
| Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | ||
| Февраль | 3 февраля | Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры).ВАЖНО! Отчет сдают 1 раз в 3-4 года! |
| 15 февраля | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 февраля | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Март | 1 марта | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года. |
| 15 марта | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 марта | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Апрель | 8 апреля | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал. |
| 15 апреля | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
||
| 25 апреля | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Май | 15 мая | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 мая | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Июнь | 15 июня | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 июня | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Июль | 8 июля | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал. |
| 15 июля | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
||
| 25 июля | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Август | 15 августа | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 августа | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Сентябрь | В течение месяца | Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста. |
| 15 сентября | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 сентября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Октябрь | 8 октября | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал. |
| 15 октября | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
|
| Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | ||
| 25 октября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Ноябрь | 1 ноября | Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. |
| 15 ноября | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 ноября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Декабрь | 2 декабря | Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат. |
| Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. | ||
| Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года. | ||
| 15 декабря | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. | |
| Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485. |
||
| 25 декабря | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |